Il briefing è una breve riunione di lavoro durante la quale vengono stabilite le caratteristiche di una specifica attività e dove vengono raccolte e discusse tutte le informazioni per fare una campagna pubblicitaria.
Oggi si utilizza molto spesso anche nell’ambito dell’organizzazione aziendale, dove i manager di un ramo convocano i propri collaboratori per un cosiddetto briefing aziendale.
Il briefing aziendale è il momento in cui manager e collaboratori si confrontano sull’andamento del lavoro e definiscono come vanno svolte determinate attività.
In ambito pubblicitario il briefing si occupa di raccogliere tutte le informazioni relative ad una campagna pubblicitaria incaricata da un’azienda a un’altra azienda.
Il briefing comprende anche il settore degli eventi privati tipo matrimoni o feste.
Infatti, si tratta di una riunione post-evento che riguarda le valutazioni dei risultati riguardati quell’evento facendosi una serie di domande:
- È stato rispettato il budget?
- I tempi di realizzazione sono stati rispettati?
- L’evento è stato eseguito correttamente o ci si è distaccati dagli obiettivi iniziali?
- Gli ospiti si sono mostrati soddisfatti?
- La legge del vantaggio personale è stata rispettata?
- La location è stata adeguata come previsto?
Come organizzare un briefing?
La prima tappa per l’iniziazione di un briefing è conoscere la data, la durata e il numero di partecipanti. Questi dati ti permetteranno di scegliere anche la location ideale e scoprire come dovrai strutturare l'evento.
Una volta avuti questi dati, si fa partire una mail di convocazione per i partecipanti e ci si assicura di avere conferma da parte di tutti i partecipanti di questo meeting.
Una volta avuto il numero preciso di partecipanti, ci si può occupare della location e prenotarla per il proprio evento.
Uno degli aspetti fondamentali da prendere in considerazione quando si organizza un briefing è quello della location.
Solitamente un briefing viene organizzato in una giornata lavorativa, quindi la location deve essere abbastanza comoda da contenere un gran numero di partecipanti e vicina alla sede d’ufficio per essere più facilmente raggiungibile, di solito si preferiscono hotel con sale per meeting oppure spazi di co-working. Una volta iniziato il briefing, si passa all’organizzazione e alla programmazione dei vari compiti che ognuno dovrà svolgere nel proprio settore.
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