Descrizione: Questo strumento è il centro nevralgico per la gestione completa di tutte le transazioni e gli ordini generati dal sistema o creati manualmente. Permette di monitorare lo stato, gestire i dettagli logistici e comunicare con il cliente.
A cosa serve? (Esempi pratici)
Utilizza la Gestione Vendite e Ordini per:
- Tracciare lo stato di ogni acquisto: Visualizza rapidamente se un ordine è pagato, in preparazione, spedito o rimborsato, gestendo di conseguenza l'inventario.
- Creare ordini manuali: Registra vendite telefoniche o in sede, inserendo i prodotti direttamente nel carrello e assegnando il cliente corretto.
- Gestire la logistica: Inserisci i dati di spedizione, il corriere utilizzato e il codice di tracciamento per informare il cliente.
- Importare dati esterni: Carica grandi volumi di ordini preesistenti o da altre piattaforme tramite l'apposito strumento di importazione CSV.
Funzionalità principali
Elenco e Ricerca Ordini
La schermata principale mostra una lista completa degli ordini con la possibilità di filtrare e cercare per:
- ID ordine, Cliente, Totale, Stato di pagamento e Stato dell'ordine.
- Metodo di pagamento e Metodo di spedizione utilizzati.
- Etichette assegnate, Operatore che ha gestito l'ordine e Origine (fonte del lead).
Creazione e Modifica Ordine
Quando si crea o si modifica un ordine, sono disponibili le seguenti opzioni:
- Selezione Cliente e Operatore: Associa l'ordine a un cliente esistente o, se necessario, crea un nuovo cliente. È possibile anche assegnare un operatore interno responsabile della vendita.
- Dati di Fatturazione e Spedizione: Visualizza e modifica i dati anagrafici e gli indirizzi. È possibile copiare i dati di fatturazione negli appunti con un solo clic o usare gli stessi dati per la spedizione.
- Gestione Carrello: Strumento interattivo per aggiungere, rimuovere o modificare i prodotti, le quantità e applicare i coupon utilizzati. Il totale viene aggiornato in tempo reale.
- Note: Aggiungi note interne all'ordine, visibili solo agli operatori.
Gestione Logistica e Tracking
- Metodo di Spedizione: Seleziona il corriere utilizzato dall'elenco predefinito o inserisci un nome personalizzato.
- Dati di Tracciamento: Inserisci il codice di tracking per consentire al cliente di monitorare la consegna.
Stati e Pagamenti
- Stato dell'Ordine: Modifica lo stato (es. in lavorazione, spedito, completato) con un sistema di notifica che può inviare un'email automatica al cliente.
- Cronologia Stato: Visualizza la sequenza di tutti gli aggiornamenti di stato che l'ordine ha subito nel tempo.
- Stato Pagamento: Imposta se l'ordine è "Pagato" o "Non pagato".
- Gestione Rimborsi: Se l'ordine è stato pagato tramite un provider esterno compatibile, è possibile avviare la procedura di rimborso direttamente dal pannello di gestione.
Etichette e Classificazione
- Etichette (Tagging): Assegna etichette personalizzate all'ordine per una migliore organizzazione e segmentazione.
Come si configura
Le opzioni di configurazione sono disponibili direttamente nella schermata di modifica dell'ordine:
| Campo / Sezione | Scopo | Note |
|---|---|---|
| Seleziona cliente | Associa l'ordine all'anagrafica cliente. | Se il cliente non è presente, viene creato automaticamente in base ai dati di fatturazione. |
| Seleziona utente | Assegna l'ordine a un operatore o venditore interno. | Utile per tracciare la responsabilità della vendita. |
| Metodo di pagamento | Definisce come è stato o sarà effettuato il pagamento. | L'elenco è gestibile dalle impostazioni di fatturazione. |
| Metodo di spedizione | Definisce il corriere e il tipo di spedizione. | Selezionabile solo se sono presenti metodi di spedizione configurati. |
| Corriere e Tracking | Inserimento del nome del corriere e del codice di tracciamento. | Necessario per gli stati di ordine relativi alla spedizione. |
| Etichette | Assegna uno o più tag all'ordine. | Utile per l'organizzazione interna (es. "Priorità alta", "Problema"). |
Integrazioni automatiche
Il modulo di Gestione Vendite e Ordini si integra automaticamente con diverse aree del sistema per garantire un flusso di lavoro efficiente:
Aggiornamento Inventario
Quando lo stato di un ordine viene modificato (ad esempio, da "In attesa" a "Spedito" o "Annullato"), il sistema richiede la conferma per aggiornare automaticamente la disponibilità dei prodotti in magazzino, scalando o ripristinando le scorte.
Comunicazioni Automatiche
- Invio Email di Stato: Ogni volta che lo stato dell'ordine viene aggiornato, il sistema può inviare un'email di notifica al cliente (e/o agli amministratori) informandolo del cambiamento.
- Reinvia Link di Pagamento: Per gli ordini non pagati, è possibile generare e inviare nuovamente il link diretto per il pagamento tramite email.
Gestione Clienti
- Creazione Anagrafica: L'inserimento di un nuovo ordine con i dati di fatturazione crea o aggiorna automaticamente l'anagrafica del cliente.
- Assegnazione Etichette Cliente: Se abilitato, l'acquisto di un prodotto può attivare l'assegnazione automatica di etichette all'anagrafica del cliente.
Documenti di Stampa
- Stampa Ricevute e Documenti: È possibile stampare l'ordine in diversi formati (es. Ricevuta A4 per l'archivio o Ricevuta 80mm per i punti vendita/POS) direttamente dalla schermata di modifica o in blocco dalla lista.
Automazioni Marketing
La creazione di un nuovo ordine funge da trigger per eventuali automazioni di marketing configurate, consentendo l'avvio automatico di sequenze email o altre azioni.
