Descrizione: Questo strumento permette di definire regole precise per assegnare automaticamente i nuovi clienti (o i clienti esistenti che soddisfano determinate condizioni) agli operatori o ai team di riferimento all'interno del sistema.
A cosa serve? (Esempi pratici)
Utilizza l'Assegnazione automatica clienti per ottimizzare il flusso di lavoro e garantire che ogni contatto sia gestito dalla persona giusta.
- Bilanciamento del carico: Distribuisci equamente i nuovi lead tra i membri del team di vendita, evitando che un singolo operatore sia sovraccarico.
- Specializzazione: Assegna automaticamente i clienti che provengono da una specifica campagna marketing (lista) o che hanno una determinata etichetta (es. "VIP") a operatori specializzati in quel segmento.
- Gestione della capacità: Imposta limiti massimi di clienti che un operatore può gestire, assicurando che l'assegnazione si interrompa quando la capacità è raggiunta.
Funzionalità principali
1. Assegnazione automatica basata su regole
È possibile definire uno o più criteri di assegnazione che vengono eseguiti ogni volta che un nuovo cliente viene inserito o quando si verificano determinate azioni di marketing.
- Criteri multipli: Ogni criterio può essere basato su:
- L'appartenenza a specifiche Liste di marketing.
- L'applicazione di specifiche Etichette al contatto.
- Il soddisfacimento di Condizioni complesse (tramite il Query Builder).
- Destinatari: L'assegnazione può essere indirizzata a specifici Utenti o a tutti gli utenti che ricoprono determinati Ruoli.
- Rotazione (Round-Robin): Se abilitata, il sistema assegna i clienti in sequenza agli utenti disponibili, garantendo una distribuzione uniforme. Se disabilitata, il cliente viene assegnato a tutti gli utenti definiti nel criterio.
2. Limiti di capacità per operatore
Ogni operatore può avere un limite massimo di clienti che può gestire contemporaneamente. Se un operatore raggiunge questo limite, viene escluso dalla rotazione automatica finché non libera spazio.
3. Integrazione con Pipeline (se attivo)
Se il modulo Pipeline è attivo, è possibile definire limiti di capacità specifici per ogni gruppo di Pipeline. L'operatore viene escluso dall'assegnazione se ha raggiunto il limite di contatti in una specifica fase di lavoro.
4. Assegnazione manuale di massa
Permette di avviare un processo di assegnazione una tantum su un gruppo di clienti esistenti (filtrati per Liste o Etichette), utile per riorganizzare la proprietà dei lead.
Come si configura
La configurazione è divisa in due aree: le Regole Globali (nel pannello principale del modulo) e le Opzioni per l'Operatore (nel pannello di gestione utenti).
1. Configurazione delle Regole Globali (Assegnazione automatica)
Questa sezione definisce come e a chi il sistema deve assegnare i clienti. È possibile aggiungere più criteri di assegnazione, che vengono eseguiti in ordine.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Criterio di assegnazione | Scegli se filtrare i clienti in base a Liste di marketing, Etichette utente o Condizioni complesse. |
| Seleziona liste/etichette/condizioni | Definisci i filtri specifici che il cliente deve soddisfare per rientrare in questo criterio. |
| A quali utenti desideri assegnare... | Seleziona gli operatori specifici che riceveranno i clienti. |
| A quali ruoli desideri assegnare... | Seleziona i ruoli (es. "Venditori Junior") che riceveranno i clienti. |
| Assegna a rotazione | Se spuntato, il sistema distribuisce i clienti uno per uno tra gli utenti disponibili, rispettando i loro limiti di capacità. Se non spuntato, assegna il cliente a tutti gli utenti e ruoli selezionati. |
2. Configurazione dei Limiti per Operatore (Gestione Utenti)
Queste impostazioni si trovano nella sezione "Assegnazione automatica clienti" all'interno del profilo di ciascun operatore.
| Opzione | Descrizione |
|---|---|
| Limite totale clienti assegnabili | Il numero massimo di clienti che l'operatore può avere in carico. Se questo limite viene raggiunto, l'operatore viene escluso dalla rotazione automatica. |
| Assegnazione Pipeline | Se il modulo Pipeline è attivo, è possibile abilitare specifici gruppi di Pipeline e impostare un Limite contatti simultanei per ciascuno. Questo limita il numero di contatti che l'operatore può avere in quella specifica fase di lavoro. |
3. Assegnazione Manuale
Questa sezione permette di eseguire un'assegnazione di massa su clienti già presenti nel sistema.
1. Criterio di assegnazione: Seleziona se filtrare i clienti in base a Liste o Etichette.
2. Seleziona liste/etichette: Definisci il gruppo di clienti target.
3. Utenti destinatari: Seleziona gli operatori a cui verranno assegnati i clienti.
4. Comportamento con i proprietari attuali:
- Mantieni solo i nuovi proprietari: I vecchi proprietari vengono rimossi.
- Mantieni sia i vecchi che i nuovi proprietari: I nuovi operatori vengono aggiunti alla lista dei proprietari esistenti.
5. Clicca su Assegna lead per avviare il processo.
Integrazioni automatiche
Il modulo opera in modo invisibile in background, reagendo agli eventi chiave del sistema.
Assegnazione immediata
L'assegnazione automatica viene eseguita immediatamente quando:
- Viene inserito un nuovo cliente nel sistema.
- Un'automazione di marketing o una campagna specifica attiva un trigger di assegnazione.
Instradamento automatico delle comunicazioni
Nella sezione "Impostazioni > Email" del modulo è disponibile l'opzione:
- Invia le richieste agli operatori invece che all'admin del sito: Se abilitata, quando un cliente invia una comunicazione (es. tramite il sistema di messaggistica interno), il sistema verifica chi è il proprietario assegnato a quel cliente e instrada la conversazione direttamente a lui, anziché all'amministratore generale.
Differenze chiave
Questo strumento è fondamentale per la gestione del carico di lavoro e la distribuzione equa. A differenza della semplice assegnazione manuale, l'Assegnazione automatica clienti garantisce che i contatti vengano distribuiti in base a regole predefinite e, soprattutto, tenendo conto della capacità di gestione di ciascun operatore.
