Descrizione: Questo modulo permette di sincronizzare automaticamente o manualmente gli ordini completati e i relativi dati dei clienti dal tuo sistema a Zoho Books, il software di contabilità e fatturazione.
A cosa serve? (Esempi pratici)
Utilizza l'integrazione Zoho Books per automatizzare il flusso di lavoro contabile e garantire che i tuoi registri finanziari siano sempre aggiornati.
- Generazione automatica di fatture: Trasferisci gli ordini pagati direttamente su Zoho Books senza dover inserire manualmente i dati.
- Gestione centralizzata dei clienti: Assicura che i dati di fatturazione e contatto dei tuoi clienti siano coerenti tra il tuo e-commerce e il tuo sistema contabile.
- Monitoraggio dello stato: Controlla rapidamente all'interno del pannello ordini se un documento è stato sincronizzato con successo su Zoho.
Funzionalità principali
Gestione dei documenti
Il modulo opera direttamente all'interno della scheda di dettaglio di ogni ordine (nella sezione "Zoho Books" della barra laterale).
- Generazione di nuove fatture: Se l'ordine non è ancora stato sincronizzato, è possibile generare la bozza di fattura su Zoho Books con un solo clic.
- Aggiornamento dei documenti: Se i dati dell'ordine locale vengono modificati, è possibile aggiornare la fattura esistente su Zoho Books per riflettere le modifiche.
- Eliminazione remota: È possibile eliminare il documento da Zoho Books direttamente dal pannello di gestione dell'ordine.
- Visualizzazione dello stato: Nella lista generale degli ordini, viene aggiunta una colonna che mostra il numero di fattura di Zoho Books, se presente, per un rapido controllo.
Dati trasferiti
Durante la sincronizzazione, il sistema trasferisce i seguenti dati:
- Cliente: Se il cliente non esiste su Zoho Books (ricerca tramite email o nome), viene creato un nuovo contatto. Se esiste, i dati di fatturazione vengono aggiornati.
- Dettagli fattura: La data, il riferimento (basato sull'ID dell'ordine locale) e lo stato (impostato come Bozza su Zoho Books).
- Righe prodotto: Ogni prodotto, la sua quantità, il prezzo unitario e la descrizione vengono trasferiti come riga della fattura.
- Imposte (IVA): Le aliquote IVA applicate ai prodotti vengono automaticamente abbinate alle aliquote configurate nel tuo account Zoho Books.
- Sconti e coupon: Eventuali sconti applicati all'ordine vengono trasferiti come riga negativa separata nella fattura.
Come si configura
Per attivare la sincronizzazione è necessario collegare il tuo account Zoho Books e configurare le opzioni principali.
1. Connessione OAuth
Questa procedura autorizza il modulo a comunicare con il tuo account Zoho Books.
| Opzione | Descrizione | Azione |
|---|---|---|
| Stato Connessione | Indica se il plugin è autorizzato. | Clicca su Connetti e segui le istruzioni di Zoho per autorizzare l'accesso. |
2. Opzioni di configurazione
Dopo aver stabilito la connessione, è necessario completare i seguenti campi.
| Opzione | Descrizione |
|---|---|
| Data Center | Seleziona il dominio del data center dove risiede il tuo account Zoho (es. .eu per Europa, .com per Global). |
| Organization ID | Inserisci l'ID univoco della tua organizzazione Zoho Books. Questo è un dato obbligatorio per la creazione dei documenti. |
3. Invio automatico
| Opzione | Descrizione |
|---|---|
| Abilita invio automatico | Se abilitato, il sistema sincronizzerà in modo automatico e pianificato tutti i nuovi ordini che risultano pagati, creando la bozza di fattura su Zoho Books. |
Integrazioni automatiche
Sincronizzazione automatica degli ordini pagati
Se l'opzione "Invio automatico" è attiva nelle impostazioni, il sistema esegue una verifica automatica ogni 10 minuti.
Questa operazione pianificata cerca gli ordini recenti che sono stati pagati ma che non sono ancora stati registrati su Zoho Books, e li sincronizza automaticamente. Questo garantisce che le tue fatture vengano generate tempestivamente senza intervento manuale.
Aggiornamento automatico del token
Il sistema gestisce in autonomia il rinnovo del token di accesso (OAuth) a Zoho Books, assicurando che la connessione rimanga attiva anche dopo la scadenza oraria del token, purché sia stato fornito un refresh token durante la prima connessione. Non è necessario intervenire manualmente per mantenere la connessione attiva.
