Descrizione: Questo strumento permette di generare, gestire e inviare automaticamente documenti fiscali (come fatture, preventivi e proforma) direttamente dalle vendite e dagli ordini del sistema, sincronizzandosi con il servizio Fatture in Cloud.
A cosa serve? (Esempi pratici)
Utilizza l'integrazione Fatture in Cloud per:
- Automatizzare la fatturazione: Crea e invia automaticamente una fattura al cliente non appena il pagamento dell'ordine viene registrato.
- Centralizzare la gestione documentale: Genera preventivi o proforma direttamente dalla scheda dell'ordine, mantenendo tutti i documenti collegati in un unico posto.
- Convertire i documenti: Trasforma un preventivo accettato in una fattura con un solo clic, senza dover reinserire i dati.
Funzionalità principali
Gestione Documenti per Ordine
All'interno di ogni scheda ordine, è disponibile un pannello dedicato per la gestione dei documenti fiscali:
- Creazione Documento: Permette di selezionare la tipologia di documento (Fattura, Preventivo, Proforma o Documento di Trasporto) e di generarlo immediatamente, sincronizzandolo con Fatture in Cloud.
- Visualizzazione e Link: Se il documento è stato generato, è possibile visualizzare il link diretto per consultarlo sulla piattaforma Fatture in Cloud.
- Conversione Documento: Consente di convertire un documento esistente in un altro tipo (ad esempio, un Proforma in una Fattura), aggiornando automaticamente la referenza.
- Eliminazione Documento: Permette di eliminare il documento sia dal sistema che dalla piattaforma Fatture in Cloud.
- Stato Invio: Indica se e quando il documento è stato inviato al cliente via email.
Strumenti di Invio e Personalizzazione
Prima dell'invio, è possibile accedere a una schermata di configurazione avanzata:
- Personalizzazione Email: Utilizza un editor per modificare il titolo e il corpo del messaggio email che accompagnerà il documento.
- Destinatari Personalizzati: Aggiunge o modifica gli indirizzi email e i numeri di telefono dei destinatari, anche se diversi da quelli del cliente registrato.
- Invio SMS: Abilita l'invio di una notifica SMS personalizzata, selezionando il mittente e modificando il testo del messaggio.
- Programmazione Invio (Fatture): Per le fatture non ancora inviate a Fatture in Cloud, è possibile programmare l'invio automatico non appena l'ordine riceve il pagamento.
- Shortcodes: Utilizza variabili predefinite (come nome cliente, URL dell'ordine, dettagli dei prodotti) per personalizzare dinamicamente il contenuto dell'email e dell'SMS.
Come si configura
Le impostazioni di base sono accessibili nel pannello di configurazione del plugin.
| Opzione di Configurazione | Descrizione |
|---|---|
| Rivalsa INPS | Se attiva, applica automaticamente la rivalsa INPS (4%) a tutte le fatture generate. |
| Ignora campi obbligatori | Permette di generare documenti anche se il cliente non ha fornito Partita IVA o Codice Fiscale (utile per vendite internazionali o in casi specifici). |
| Invio automatico delle fatture | Abilita la generazione e l'invio automatico delle fatture alla ricezione del pagamento (vedi sezione Integrazioni). |
| Applica marca da bollo | Se attiva, aggiunge automaticamente la marca da bollo (2€) a tutte le fatture con importo superiore a 77,47 €. |
| Numerazione personalizzata | Permette di aggiungere un suffisso alla numerazione dei documenti (es. 1/A, 2/A). |
| Configurazione imposte | Mappa le aliquote IVA utilizzate nel sistema con i codici imposta corrispondenti su Fatture in Cloud. Questa configurazione è obbligatoria per generare i documenti. |
| Configurazione pagamenti | Associa i metodi di pagamento utilizzati nel sistema (es. Carta di Credito, Bonifico) ai metodi di pagamento registrati su Fatture in Cloud. |
| Note predefinite | Testo predefinito che verrà inserito nel campo "Note" di ogni nuovo documento generato. |
Integrazioni automatiche
Sincronizzazione automatica degli ordini pagati
Se l'opzione "Invio automatico delle fatture" è attiva nelle impostazioni, il sistema esegue un controllo regolare e automatico:
1. Rilevamento Pagamento: Quando un ordine risulta pagato e non ha ancora un documento fiscale associato.
2. Generazione Fattura: Viene creata una nuova Fattura (o il documento configurato come template) utilizzando i dati dell'ordine e del cliente.
3. Sincronizzazione e Invio: La fattura viene sincronizzata immediatamente con Fatture in Cloud e inviata al cliente via email (e SMS, se configurato).
Gestione dei pagamenti
Quando viene registrato un pagamento parziale o totale su un ordine:
- Il sistema aggiorna automaticamente lo stato del documento fiscale collegato, registrando l'importo pagato.
- Se l'importo pagato copre il totale del documento, lo stato viene aggiornato a "pagato" e l'informazione viene sincronizzata con Fatture in Cloud.
Invio email automatiche
Il plugin utilizza un template email dedicato ([DOCUMENTO] Nuovo Documento) che può essere personalizzato nell'area di gestione delle email. Questo template è utilizzato per inviare il documento generato al cliente.
Nota: Se il documento è stato sincronizzato con Fatture in Cloud, l'invio dell'email viene gestito direttamente dalla piattaforma Fatture in Cloud per assicurare l'allegato corretto e la tracciabilità.
Differenze chiave
Questo strumento è progettato per la gestione fiscale e contabile dei tuoi ordini. Usalo per creare documenti ufficiali (Fatture, Proforma) che devono essere registrati nel tuo bilancio. Non è destinato alla semplice comunicazione di riepilogo ordini, per la quale dovresti usare i normali template di notifica del sistema.
