Descrizione: Permette la sincronizzazione bidirezionale e automatica degli eventi tra Framework360 e il tuo account Google Calendar.
A cosa serve? (Esempi pratici)
Questo strumento è essenziale per chi gestisce appuntamenti, riunioni o impegni e desidera un flusso di lavoro unificato tra il proprio ambiente di lavoro e Google Calendar.
- Centralizzazione degli impegni: Ogni appuntamento fissato tramite i moduli di prenotazione di Framework360 viene immediatamente visualizzato sul tuo Google Calendar personale o aziendale.
- Gestione del tempo: Gli eventi creati direttamente sul tuo Google Calendar (ad esempio, riunioni interne o ferie) vengono importati in Framework360, bloccando automaticamente la disponibilità nei moduli di prenotazione.
- Automazione delle riunioni: Genera e allega automaticamente link per videoconferenze (Google Meet) e inviti via email per ogni nuovo appuntamento.
Funzionalità principali
Le funzionalità sono gestite tramite le impostazioni globali del plugin e le configurazioni specifiche applicabili ai singoli moduli di prenotazione.
- Sincronizzazione bidirezionale:
- Importazione (IN): Importa eventi da uno o più calendari Google selezionati verso Framework360.
- Esportazione (OUT): Esporta eventi creati in Framework360 verso uno o più calendari Google selezionati.
- Gestione automatica degli inviti: Opzione per inviare automaticamente inviti via email agli ospiti (clienti) tramite il sistema nativo di Google Calendar.
- Integrazione Google Meet: Permette di creare e allegare automaticamente un link di Google Meet all'evento creato nel calendario, facilitando l'organizzazione di riunioni virtuali.
- Integrazione WhatsApp: Consente di includere automaticamente un link di chat WhatsApp nella descrizione dell'evento, permettendo al cliente di contattare rapidamente l'organizzatore.
- Cancellazione sincronizzata: La cancellazione di un evento in Framework360 comporta la sua automatica rimozione dal Google Calendar (e viceversa, per gli eventi importati).
- Personalizzazione del Titolo: È possibile definire un titolo personalizzato per gli eventi esportati, utilizzando shortcode dinamici (es. nome del cliente, servizio prenotato).
Come si configura
1. Impostazioni Globali (Pannello di Controllo)
Queste impostazioni definiscono quali calendari devono essere monitorati e utilizzati per la sincronizzazione predefinita.
| Opzione | Descrizione |
|---|---|
| Calendari da importare | Seleziona i calendari Google (personali o condivisi) da cui Framework360 deve importare gli eventi per bloccare la disponibilità. |
| Calendari nel quale esportare | Seleziona i calendari Google dove Framework360 deve esportare gli eventi creati (es. appuntamenti). |
Nota: Se l'autorizzazione a Google Calendar non è attiva o scade, il sistema richiederà un nuovo accesso per poter visualizzare e sincronizzare i calendari disponibili.
2. Impostazioni per Utente (Gestione Utenti)
Nella scheda Google Calendar all'interno della Gestione Utenti, ogni membro del team può definire il proprio calendario di destinazione.
| Opzione | Descrizione |
|---|---|
| Calendario di destinazione | Permette all'utente di selezionare il proprio calendario Google personale. Se un appuntamento viene assegnato a quell'utente, l'evento verrà esportato in questo calendario specifico, ignorando l'impostazione globale. |
3. Impostazioni per Modulo di Prenotazione o Evento
Quando si crea o si modifica un Modulo di Prenotazione o un singolo Evento del Calendario, è disponibile una scheda dedicata alle impostazioni di sincronizzazione.
| Opzione | Descrizione |
|---|---|
| Calendario di destinazione | Sovrascrive l'impostazione predefinita o quella dell'utente assegnato, forzando l'esportazione degli appuntamenti di quel modulo in un calendario specifico. |
| Invito automatico | Se selezionato, invia un'email di invito all'ospite tramite Google Calendar. |
| Google Meet | Se selezionato, crea automaticamente un link di riunione virtuale e lo allega all'evento. |
| Se selezionato, allega il link della chat WhatsApp del cliente alla descrizione dell'evento. | |
| Titolo personalizzato | Permette di definire un titolo specifico per l'evento su Google Calendar, utilizzando shortcode dinamici per inserire dati come nome cliente o dettagli della prenotazione. |
Integrazioni automatiche
Sincronizzazione ricorrente
Il sistema esegue automaticamente la sincronizzazione degli eventi in entrata e in uscita a intervalli regolari. Questo assicura che il calendario Framework360 sia sempre aggiornato con le modifiche apportate direttamente su Google Calendar e viceversa.
Gestione degli appuntamenti
Quando un appuntamento viene creato o aggiornato tramite i moduli di Framework360, il plugin interviene automaticamente per:
1. Creare o aggiornare l'evento corrispondente sul calendario Google di destinazione.
2. Inserire i link (Meet, WhatsApp) se le relative opzioni sono attive.
3. Inviare le notifiche di invito (se attivo).
Integrazione con i clienti
Se un evento importato da Google Calendar contiene informazioni relative a un cliente esistente nel database di Framework360, il sistema collega automaticamente l'evento al profilo del cliente. Inoltre, l'aggiunta di un evento può attivare automaticamente le automazioni di marketing (es. invio di email di benvenuto o promemoria).
